Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Kouvolan Asunnot Oy
Y-tunnus: 0512766-8
Kauppamiehenkatu 4, 45100 Kouvola

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Jari Niemi
Puhelin: 020 615 8910
Sähköposti: jari.niemi(at)kouvolanasunnot.fi

Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on asiakassuhteiden hallinta, ylläpito ja kehittäminen. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään asiakaspalveluun, tilausten vastaanottoon ja käsittelyyn, palveluiden tuottamiseen ja toteuttamiseen asiakkaille, asiakkaiden suuntaan tapahtuvaan viestintään, palveluiden laskuttamiseen sekä maksujen keräämiseen ja perimiseen asiakkailta sekä näihin liittyvään kirjanpitoon, mahdollisten reklamaatioiden käsittelyyn, tilausten, toimitusten ja suoritusten arkistointiin sekä mainonnan ja/tai suoramarkkinoinnin kohdistamiseen.

Rekisterin pitämisen peruste

Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on asiakassuhteeseen perustuva oikeutettu etu sekä asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.

Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteri voi sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja: henkilön nimi, sähköpostiosoite, matka- ja/tai muu puhelinnumero, henkilötunnus, kotiosoite, asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot, asunnon tarvetta koskevat tiedot, kansalaisuus, siviilisääty, arvo tai ammatti, työnantaja, työpaikan sijaintikunta, oppilaitos, tulo- ja varallisuustiedot, lainat, ostohistoria, maksukortin tiedot, sopimukset, laskut, toimitukset, yhteysloki, asiakaspalvelun nauhoitetut puhelut. Ei-yksityisasiakkaiden osalta rekisteriin tallennetaan organisaation nimi, yhteyshenkilön nimi, arvo/ ammatti/ asema, organisaation y-tunnus tai vastaava ja organisaation osoitetiedot.

Rekisterin tietolähteet

Tiedot kerätään asiakassuhteen perustamisen yhteydessä rekisteröidyltä henkilöltä itseltään ja organisaation tietojen osalta mahdollisesti Patentti- ja rekisterihallituksen Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä. Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan.

Tietojen luovutus

Rekisterinpitäjä ei luovuta rekisterissä olevia henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen tai Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Rekisterinpitäjä ei siirrä rekisterissä olevia henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, paitsi asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen tai Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on mahdollisuus nähdä ja tarkastaa itseään koskevat tiedot. Rekisteröity voi käyttää tietosuoja-asetuksen (2016/679, ”GDPR”) mukaista tarkastusoikeuttaan esittämällä pyyntö Kouvolan Asunnot Oy:lle omakätisesti allekirjoitetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisella käynnillä Kouvolan Asunnot Oy:n toimitiloissa. Henkilökohtaisen käynnin yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa korjaamista tai täydentämistä ja oikeus vaatia tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa määritellyissä tilanteissa tietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus rajoittaa itseään koskevien tietojen käyttöä kohdistettuun markkinointiviestintään.

Tiedot poistetaan ja rekisteröity voi vaatia itseään koskevien tietojen poistamista asiakassuhteen päättymisen jälkeen, kaikkien asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua. Tiedot voidaan merkitä arkistoiduksi/ ei-aktiiviseksi jo tätä ennen. Pidempiaikainen arkistointi edellyttää henkilötietojen anonymisointia tai pseudonymisointia. Rekisteri tarkastetaan säännöllisesti vanhentuneiden tietojen varalta.

Rekisterin suojaus

Asiaton pääsy tietoihin ja tietoja sisältäville laitteille ja aineistoihin on estetty erilaisin teknisin ja hallinnollisin keinoin.

Evästekäytäntömme

Näissä evästekäytännöissä kuvaamme, miten käytämme sivustoilla evästeitä sekä muita vastaavia seuranta- ja kohdentamisteknologioita (jäljempänä yhteisesti evästeet).

Evästeiden avulla kerätään tietoa siitä, miten ja milloin sivustoa käytetään. Näiden tietojen avulla voidaan parantaa verkkosivujen käytettävyyttä sekä kohdentaa markkinointiviestejä sivustoilla vierailleille.

Evästeiden käyttö perustuu käyttäjän suostumukseen. Jos et poista evästeitä käytöstä, olet hyväksynyt niiden käytön.

Rekisterinpitäjä noudattaa suostumuksen pyytämisessä vallitsevaa ohjeistusta.

Evästetietojen käyttöön saattaa liittyä uutta lainsäädäntöä tai viranomaisohjeita. Muutamme käytänteitä tarvittaessa uusien lakien ja viranomaisohjeiden mukaisesti.

Mitä evästeet ovat ja mitä tietoja kerätään

Käytämme sivuillamme evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto.

Sivustolla on käytössä ensimmäisen osapuolen ja kolmannen osapuolen evästeitä. Ns. ensimmäisen osapuolen evästeet ovat osoitepalkissa näkyvän sivuston asettamia. Näiden lisäksi sivustoilla käytetään niin sanottujen kolmansien osapuolien, kuten mainosteknologiatoimittajien sekä sosiaalisen median palveluiden evästeitä. Vain evästeen asettanut palvelin voi myöhemmin lukea evästeen ja tunnistaa selaimen esimerkiksi käyttäjän palatessa aiemmin vierailemalleen sivustolle.

Sivustoilla evästeiden avulla kerätään tietoa esimerkiksi siitä,

• kuinka paljon sivustolla on käyttäjiä
• millä päätelaitteilla sivustoa on käytetty
• mistä verkko-osoitteesta verkkosivuston käyttäjät ovat saapuneet sivustolle
• millä yksittäisellä sivulla käyttäjät ovat vierailleet.

Evästeet ja sivustojen palvelimet tallentavat automaattisesti sivustolla käyneiden käyttäjien tekemät sivupyynnöt. Tiedot sisältävät yleensä käyttäjän tekemän verkkopyynnön, pyynnön päivämäärän ja ajan, käyttäjän päätelaitteen IP-osoitteen sekä selaimen tyypin ja kielen.

Tiedot ovat sellaisessa muodossa, että niitä ei voida yhdistää yksittäiseen käyttäjään ilman lisätietoja. Evästeiden avulla ei tallenneta esimerkiksi käyttäjän nimeä, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa tai kotiosoitetta.

Mihin evästeitä ja niihin liittyviä tietoja käytetään?

KÄVIJÄMITTAUS- JA ANALYTIIKKAEVÄSTEET

Verkkoanalytiikkatyökalu Google Analytics käyttää evästeitä tilastotietojen keräämisessä. Tietoja kerätään, jotta voidaan analysoida kävijämääriä, sisällön kiinnostavuutta ja palvelun käyttötapoja sekä kehittää verkkosivustoa.

Muut mahdolliset analytiikkatyökalut on kulloinkin esitelty sivuston alareunasta avautuvan evästehallinta-toiminnon Evästeilmoitukset-kohdassa.

Markkinointiviestinnän kohdentamisevästeet:
Evästeiden avulla Yritys voi kohdentaa markkinointiviestintää sivustollaan käyneille käyttäjille. Yrityksen kumppani kohdentamisessa on Google. Kun Yrityksen verkkosivustoilla käytetään tämän palveluntarjoajan evästeitä, Yritys mahdollistaa tietojen keräämisen ja välittämisen ko. palveluntarjoajalle.

Lisäksi Google Tag Manageria käytetään näiden evästeiden hallinnoimiseen.

Kolmansien osapuolien evästetietojen käsittelyä koskee kolmansien osapuolien ehdot, joihin käyttäjä voi tutustua alla. Muut kuin alla listatut, verkkosivulla mahdollisesti käytössä olevat seurantatyökalut on kulloinkin esitelty sivuston alareunasta avautuvan evästehallinta-toiminnon Evästeilmoitukset-kohdassa ja ne voivat kuulua myös muihin kuin yllä lueteltuihin kategorioihin.

Google Analytics

Evästeen käyttötarkoitus: Sivustoa koskevan tilastotiedon kerääminen ja analysointi sivuston kehittämiseksi.
Googlen evästekäytännöt: policies.google.com/technologies/cookies?hl=fi#types-of-cookies

Google Tag Manager

Evästeen käyttötarkoitus: seurantatagien keskitetty hallinnointi.
Google Tag Managerin evästekäytännöt: marketingplatform.google.com/about/analytics/tag-manager/use-policy/

Evästeiden voimassaoloaika

Evästeet ovat voimassa tietyn istunnon ajan, kunnes käyttäjä sulkee selaimen tai ne ovat ns. pysyviä evästeitä, jotka ovat voimassa muutamasta kuukaudesta joihinkin vuosiin. Käyttäjä voi vaikuttaa evästeillä kerättyjen tietojen säilytysaikaan tyhjentämällä evästeet selaimen asetusten avulla, jolloin aiempi evästeprofiili nollautuu.

Tarkemmat tiedot säilytysajoista on saatavilla sivuston evästetoiminnoista.

Tietojen tyypilliset säilytysajat ovat seuraavat:

Kävijämittaus- ja analytiikkaevästeet:
Kerätyt evästetiedot tähän tarkoitukseen liittyen poistetaan Google Analyticsistä tyypillisesti alle kahden vuoden kuluessa.

Viestinnän kohdentamisevästeet:
Markkinointiviestinnän kohdentamiseen kerättyä tietoa käsitellään tyypillisesti joitakin kuukausia.

Miten evästeisiin voi vaikuttaa?

Käyttäjä voi estää evästeiden käytön verkkosivuston evästeidenhallinnan työkalulla, joka on näkyvissä sivuston alareunassa tai poistaa evästeet verkkoselaimen asetuksista. Evästeiden estäminen saattaa vaikuttaa palveluiden toiminnallisuuteen. Mikäli käyttäjä päättää estää evästeet, käyttäjä ei välttämättä voi täysin hyödyntää sivustoa.

Evästeiden käytön estäminen tai evästeiden poistaminen voi vaikuttaa sivustoilla aiemmin tehtyihin valintoihin, esimerkiksi poistaa kumppanin sivustolla asetetun markkinointiviestinnän kohdentamisen kieltoevästeen. Valinnat ovat selainkohtaisia, eli käyttäjän tulee tehdä haluamansa valinnat jokaisella selaimella erikseen.

Esimerkki evästeiden estämisestä selaimella. Muiden selainten osalta, tutustu selaimen ohjeisiin:

Google Chrome

• Avaa Google Chrome.
• Napsauta oikean yläkulman valikkoikonia ja valitse Asetukset.
• Napsauta Näytä lisäasetukset.
• Napsauta Tietosuoja-otsikon alla olevaa Sisältöasetukset-painiketta.
• Käännä pois päältä Evästeet-kohdan asetus ”Salli sivustojen tallentaa ja lukea evästetietoja (suositus).”

Mitä muita vaikutusmahdollisuuksia käyttäjällä on?

Sen lisäksi, että käyttäjällä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä, käyttäjällä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• peruuttaa antamansa suostumus
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• pyytää antamiensa tietojen, joita käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella, siirtämistä järjestelmästä toiseen

Ensisijaisesti käyttäjä voi vaikuttaa käsittelyyn yllä mainituin tavoin muuttamalla evästeasetuksiaan. Halutessaan käyttäjä voi olla rekisterinpitäjään yhteydessä sähköpostitse tai puhelimitse. Yhteystiedot ovat tämän dokumentin alussa. Lisäksi käyttäjä voi tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Valvova viranomainen

Tietosuojavaltuutetun toimisto on vastuussa valvonnasta ja neuvonnasta tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja kansallisen tietosuojalain noudattamisessa. Rekisteröidyllä on oikeus ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hänellä on kysymyksiä tai valituksia henkilötietojensa käsittelystä.

Valvova viranomainen

Tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuojavaltuutettu)

Osoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Puhelin: 029 566 6700 (vaihde)

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Verkkosivusto: https://tietosuoja.fi